テレワークや在宅勤務などの働き方が進んでおり、仕事でのやり取りでメールを活用する機会が多くなっている。ポジションも上がると、現場作業よりも管理業務メインとなり、メールチェックにかける時間は長くなる。メールが来るたびに手を止めてメールの確認および返信をするのは、効率が悪いし、メンタル面にも良くない。
メールをチェックする時間を決める
ビジネスパーソンが1日に受信するメールは平均50通。メールを受信するたびに返信していると、集中が途切れてしまう。メールチェックは1日3～4回程度に留めること。
おすすめは、仕事始め、昼休み後、15時くらい、仕事終わり前。
夕方付近になると、時差があるEUメンバーからメールが届き出すが、こちらの定時超えているときは気にしてはいけない。向こうだってこちらが日中の時は寝てるんだから…
朝すぐメールをチェックするのもあまり良くない。頭がもっとも冴えている時間帯だから、他の脳を使う業務に当てた方がよい。
フォルダ分けはしすぎない
メールボックスのフォルダをあまり細かく分けると、過去メールを後で探すのが大変になる。おすすめは、受信ボックスの中にTo Doフォルダを作り、返信や対応する必要があるメールを保管しておき、終わったら受信ボックスに戻す。
見たらすぐ返す
すぐには回答できない場合でも、確認が必要であることを送っておく。
「本件、社内で検討するため少しお時間ください。〇月〇日までに回答致します。」
