今日は効率的な会議の進め方について記載します。
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準備段階
会議にはいろんな種類がありますが、アジェンダがあるようなフォーマルな会議でなくても、自分が主体的に話す場合は必ず資料を用意します。
どんなときも簡単なスライドでもよいので。
上司への一対一の週報告、チームとの一つの課題に対するアイデア出しの会議においても、土台となる資料を用意すること。
理由は、本番に用意した資料を使って話せるので落ち着きますし、会議中の参加者からのコメントをメモとして彼らに見せながらそこに書き込むことができます。
また資料に発言する内容をキーワードとして盛り込んでおけば、ど忘れしたり、焦ったときも、資料も見れば落ち着いて再開することができます。
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会議本番
自分が主催のときは遅れないように心がけていますが、万が一遅れたときは謝ります。
会議の始まりが遅れましたことをお詫びします。
My apologies for starting late.
また、まずは参加されている方にお礼を言います。
本日はお集まりいただきありがとうございます。
Thank you all for coming here today.
会議を始めましょう。
Let's start the meeting.
会議の進行役をさせていただきます。
I'll be the facilitator.
そして、事前に共有しておいた議題を述べます。
本日の議題は我々の供給プランについてです。
Today's agenda is our supply plan.
トーマス、始めていただけますか？
Thomas, could you begin?
何かを議論する会議であるとき、まず前提として参加者が共通の情報を持っているか確認することが重要です。
ここで食い違っていると、議論が前提に戻ってしまったり、ついていけない参加者が出てきて意見が限られた人からしか出ません。
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発言の引き出し
何か意見はありますか？
Do you have any comments?
次は発言がなかなか出てこないときのフレーズです。
ーさんの立場からはどうですか？
現場の実行する側から見てどう思いますか？
何か懸念はありますか？
Do you have any concerns?
一言いいですか？
Can I say something?
付け加えてもよいですか？
Can I add something?
そして何より大切なことは発言してくれたことへの感謝です！
ご意見ありがとうございます。
Thank you for your comment.
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質問
質問はありますか？
Do you have any questions?
何も参加者から出ないときは自分が進行なら始めの一手としてしましょう。
質問してもよろしいですか？
Can I ask you a question?
Can I ask you some questions?
では何が問題でしょうか？
So what could be the problem?
私の理解は正しいでしょうか？
Is my understanding correct?
具体的に話を掘り下げます。
といいますと？
それって具体的にはどういうことですか？
なぜそう思いますか？
それ以外の面からの意見はどうですか？
これは、どうすれば改善されますか？
どんな代替案があるでしょうか？
〜については、どうしたらいいと思いますか？
それは〜という目標の達成にどのような影響を与えますか？
他の方はどうでしょうか？ご意見、ご質問ございませんか？
最終確認するときは、
これが最善の選択肢として異論はないでしょうか
ここまでで、必要なことは全て議論できたでしょうか。
この件を決定するには、ーさんの意見を聞く必要はありませんか？
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意見の可視化
会議中話についていけなくなってもとりあえず書き留めておきます。
また、共通の認識を持つグループに分けたり、
時間軸の上で整理したり、意見が衝突していたら対立する意見を並べてみるんです。
英語の会議であれば、緊急時なら内容確認のため中断してもいいと思います。
日本語でちょっと相談してもよろしいでしょうか？
Do you mind if we speak in Japanese for a moment?
反対意見があるときは、
その点については分かりかねます。
I'm not sure about that.
それはリスクがあるのではないでしょうか。
It would be risky.
やめた方がいいと思います。
That's not such a good idea.
高すぎるのではないでしょうか。
It would be too expensive.
それは時間がかかるのではないでしょうか。
指摘を受けたときは
It would take a long time.
ごもっともだと思います。
That sounds reasonable.
はっきりしておらず申し訳ありません。
I apologize for not being clear.
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会議終わり
次のアクションについて担当者と納期を合意して決めること。
プロジェクトを円滑に進めるためには、これは非常に大切なことです。
アクション、担当者、納期をメモに残すことによって、その担当者は当事者意識を持って実施してくれます。
会議で決定された事項な計画が記録に残っていないと、メンバーがきちんと理解していなかったり、忘れてしまうことがあります。
